اصول و آداب و رسوم تشریفات سازمانی و اداری

اصول تشریفات بین الملل
اصول تشریفات بین الملل
فروردین ۳, ۱۳۹۸

اصول و آداب و رسوم تشریفات سازمانی و اداری

اصول و آداب و رسوم تشریفات سازمانی و اداری

تعریف تشریفات

تشریفات از ریشه عربی “شرف” گرفته شده که در فارسی به معنای احترام، عزت، بزرگی و نجابت است. تشریفات ، شامل رفتارها و آداب و رسوم پذیرفته شده ای است که افراد یا سازمان ها باید با توجه و در نظر گرفتن شرایط فردی ، مکانی و زمانی رعایت کنند. این رفتارها لازمه محیط های مختلفی مانند محیط کار، خانواده ، محیط های عمومی و مهمانی ها هستند اما امروزه، لزوم رعایت آنها در سازمان ها بیشتر احساس می شود.  پیش از این، با شنیدن کلمه تشریفات، ذهن افراد به سوی تجمل گرایی و خرج  وجوه زیاد و انجام کارهای اضافی کشیده می شد ، اما با پیشرفت جامعه و تغییر برخی از مفاهیم، این موضوع جنبه عمومی تری پیدا نموده و به تدریج جایگاه و مفهوم خاصی پیدا کرد.

اصول تشریفات دیپلماتیک

اصول و آداب تشریفات دیپلماتیک، آدابی هستند که به صورت بین المللی تعریف شدند و همه دیپلمات ها با آن ، اشنایی کامل دارند.  برای اینکه دیپلمات ها  در محیط کار حرفه ای به نظر برسند ، باید این آداب را فرا گرفته و رعایت کنند. البته ، رعایت این اصول و آداب به معنی فراموش کردن و کلا نادیده گرفتن آداب کشور خود فرد نیست بلکه در مواردی مانند رعایت پوشش اسلامی میتوان  ، این اصول را نادیده گرفت. از جمله آداب و اصول تشریفات دیپلماتیک میتوان به موارد زیر اشاره کرد: حریم شخصی : بحث حریم شخصی یا همان فاصله افراد از یکدیگر، در کشورهای مختلف متفاوت است. این فاصله در کشورهای غربی و عربی بیشتر و در کشورهای آسیایی کمتر است. استفاده از کیف چرمی : دیپلمات ها باید، در مذاکرات دیپلماتیک از کیف های چرمی و دستی استفاده شود.  برخورد با بی احترامی : طبق قوانین و اصول تشریفات دیپلماتیک، طرفین باید به یکدیگر احترام بگذارند؛ در صورتی که یکی از آنها اصول تشریفات را رعایت نکند، طرف مقابل میتواند آن رفتار را نادیده گرفته یا مقابله به مثل کند.  استفاده از کفش رسمی: در دیدارهای رسمی و دیپلماتیک، سران کشورها ملزم به استفاده از کفش سربسته ، بند دار ، مشکی و چرمی هستند.  علاوه بر این، یک سری از اصول تشریفات نیز وجود دارند که بیشتر مختص ایرانی ها است؛ به عنوان مثال، دیپلمات های ایرانی نباید در مراسم هایی که در انها مشروب سرو می شود، حضور داشته باشند . همچنین، دیپلمات های خانمی که قصد سفر به ایران را دارند، ملزم به رعایت پوشش سر و بدن هستند.

 

آداب و رسوم سازمانی در تشریفات اداری

رعایت کردن اصول تشریفاتی به این معنی نیست که افراد، آداب و سنت های ملی و مذهبی را کنار بگذارند بلکه ، باید طبق اصول سازمانی که نشان دهنده هویت سازمانی است، رفتار کنند. معمولا، در ضیافت ها ، جلسات و دیدارهای رسمی سازمانی شرایطی پیش می اید که اهمیت تشریفات مشخص شده و افراد کمبود تسلط به آن را احساس می کنند.  در صورتی که افراد و میهمانان، آداب و رسوم سازمانی در تشریفات اداری را رعایت نکنند، افراد مورد نظر از جمع طرد شده، مشکلاتی را برای سازمان به وجود آورده و فرصت های ناب پیشرفت را از دست می دهند و در نهایت ، به دست آوردن جایگاه قبلی، مستلزم تلاش های چشمگیر خواهد بود.  گاهی اوقات ، سازمان و مدیران باید برای عدم رعایت این اصول، بهای گزافی بپردازند.

مفهوم ارتباطات

همه کارهایی که ما انجام می دهیم، به نوعی ارتباط محسوب می شوند. منظور و مفهوم ارتباطات ، مجموعه ای از رفتارها، حرکت ها و اشاره ها است که با استفاده از آنها می توانیم ، با افراد ارتباط برقرار کرده و تمایلات خود را بیان و منتقل کنیم. هدف ما از برقرای ارتباط کسب احترام، ابراز عقاید، توافق و کمک به دیگران و تحسین افراد است. علاوه بر این، یادگیری مهارت های  چهار گانه خواندن ، نوشتن، گفتن و شنیدن، به ارتباط  موثر با دیگران کمک می کند. ارتباطات به دو نوع کلامی و غیر کلامی تقسیم بندی می شوند و بخش مهمی از ارتباط ها ،در حوزه ارتباط غیر کلامی جای می گیرند. ارتباط ها و پیام های غیر کلامی ، بیشتر در حوزه تشریفات مشاهده می شوند زیرا این حرکات و اشاره ها هستند که به عنوان پیام غیر کلامی می توانند، پیام های کلامی قبلی را تایید ، رد یا جایگزین کنند.

ارتباطات سازمانی چیست

پیش از تعریف عبارت ارتباطات سازمانی، باید سازمان و ارتباطات را به صورت جداگانه تعریف کرد: سازمان: مجموعه ای از افراد یا گروه است که در آن ، فعالیت ها به منظور دستیابی به اهداف جمعی و فردی سازگار و هماهنگ می شوند . ارتباطات: فرایند تبادل اطلاعات و انتقال معنی مورد نظر به گونه ای است که گیرنده نیز همان معنی را دریافت کند. به عبارت دیگر، ارتباطات، منتقل کردن معنی مورد نظر از فرستنده به گیرنده است که احتمال دارد، بین افراد ، با واسطه یا بی واسطه انجام شود.  ارتباطات سازمانی، نوعی از ارتباط بین فردی است که در آن ، ناظر یا مدیر به روابط کاری کار کنان نظارت دارد . ریشه این ارتباطات، آموزش سخنرانی برای مدیران شرکت در سال 1340 شمسی بود. غالبا، ارتباطات سازمانی با توسعه روان‌شناسی صنعتی، روان‌شناسی اجتماعی، رفتار سازمانی و علوم اداری همراه بوده  و تئوری‌های رایج و موجود و مفاهیمی خاصی كه صاحب ‌نظران ارتباطات سازمانی مطرح کردند، توسط متخصصان رشته‌های مذكور به وجود آمده است.

نحوه ارتباط در تشریفات

در ارتباطات  سازمانی، روابط عمومی و ارتباطات  جایگاه خا صی دارد  و تشریفات، هنر روابط عمومی محسوب می شود. تشریفات ، ویژه ارتباطات انسانی بوده و برای همه  و در همه جا مورد استفاده قرار می گیرد. نحوه ارتباط در تشریفات ، از اهمیت خاصی برخوردار است و با توجه به مکان و نوع میهمان یا میزبان متنوع و متفاوت خواهد بود.  آداب تشریفات اداری دارای چند مرحله است: استقبال : اولین مرحله از تشریفات است  و مسایلی که باید به آنها توجه کرد شامل نحوه معرفی و آشنایی، سلام و احوالپرسی، نحوه سخن گفتن و لباس پوشیدن می شود.  حمل و نقل : به معنی هدایت و راهنمایی فرد مورد نظر برای نشستن در یک محل خاص تا حمل و نقل با ماشین های تشریفاتی برای رسیدن به محل ملاقات است.  اسکان : در این مورد ، فردی که مسئول اسکان میهمانان است، باید مواردی مانند بررسی امکانات موجود برای استراحت، شرایط فیزیکی و محیط اسکان، بهداشت محل اسکان و نور و وسعت و اندازه مکان را ارزیابی کند.

 

منبع:  مرکز توسعه آموزش مجازی پارس

 

1 Comment

  1. سقایی گفت:

    بی نظیر بود

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *